セキュリティーポリシー
Kotone共感翻訳研究所（以下「当研究所」）は、相談者から提供された個人情報および相談内容を厳重に保護し、適切な安全管理措置にもとづき取り扱うことを最優先とします。
当研究所は、
・個人情報の漏洩・改ざん・不正利用の防止
・AIへの安全なデータ投入（原文忠実モード）
・ユーザーの安心に資する透明性ある運用
を基本原則とし、以下のとおりセキュリティーポリシーを定めます。
1. 基本方針
当研究所は、相談者からお預かりした情報を、共感的支援および支援文化の研究・実践にのみ利用し、不必要な第三者提供や目的外利用を行いません。
また、関連する法令およびガイドラインを尊重し、安全な情報管理のために必要な体制整備に努めます。
2. 取り扱うデータの範囲
2-1. 相談フォームからの入力情報
- お名前（任意・ニックネーム・匿名を含む）
- お子さんご本人または利用者に関する情報（年齢・支援状況など）
- 支援の状況や困りごとに関する記述
- こども・家族・支援者・職場などの関係性に関する記述
- メールアドレス（結果送付や連絡のために任意で入力されたもの）
2-2. AI分析に利用される情報
当研究所では、相談内容の分析にAI（ChatGPTなど）を利用しますが、以下の配慮を徹底します。
- 分析に必要な範囲に限定して相談内容を入力します
- 個人が特定される情報（氏名・住所・学校名・事業所名など）はAIに入力しません
- 相談内容の「構造」や「パターン」のみを扱う形で分析します
2-3. 当研究所が保存する最低限のデータ
- 相談フォームの回答内容（Googleスプレッドシート）
- AIと人が協働して作成した返信文・レポート（PDFなど）
- サービス改善・研究用途のために匿名化したデータ
3. データ保存と管理方法
3-1. 保存先
- 相談内容の入力：Googleフォーム
- 相談内容の管理：Googleスプレッドシート
- 返信レポートの一時保存：当研究所代表が利用するローカルPC
Googleが提供するサービスは、国際的な情報セキュリティ基準（ISO/IEC 27001など）にもとづき運用されており、高い安全性が確保されています。
3-2. 保存期間
- 相談内容および分析結果は、原則として1年間保存します。
- サービス改善や研究目的で継続的に利用する場合は、個人が特定されない形に加工（匿名化）した上で利用します。
- 相談者から削除のご希望があった場合は、合理的な範囲で速やかに対応します。
3-3. 通信の暗号化
- 本サイト（kotone.ne.jp）は、SSL暗号化通信（https）を利用しています。
- フォーム送信時のデータは暗号化され、第三者による盗聴や改ざんを防止します。
4. AIへのデータ投入に関する安全対策
4-1. 個人情報の非入力
当研究所では、AIへの入力に際し、以下の情報を入力しません。
- 氏名（本人・家族・支援者・関係者など）
- 住所・電話番号・メールアドレス
- 学校名・事業所名・法人名など、特定につながる名称
- その他、個人が容易に特定できる固有名詞
4-2. 匿名化の徹底
相談内容の本質を損なわない範囲で、固有名詞を一般的な表現に置き換える（例：「Aさん」「B事業所」など）など、匿名化を行った上でAIに入力します。
4-3. 原文忠実モードの適用
当研究所では、AIが相談内容を不要に「脚色」しないよう、原文忠実モードにもとづく運用を行います。
- 相談文に記載されていない事実を、AIが勝手に補完・創作しないよう留意します。
- 空欄や不明な箇所を、推測で埋めることはしません。
- あくまで相談者の言葉と観察された事実に基づき、翻訳・整理・可視化を行います。
5. アクセス権限の管理
相談内容および関連データへのアクセス権限は、当研究所の代表者（堀越保和）に限定されます。
外部業者や第三者が相談内容を閲覧することはありません。
- Googleアカウントは強固なパスワードおよび二段階認証で保護します。
- ローカルPCにはセキュリティ対策ソフトを導入し、不正アクセス防止に努めます。
6. データ共有について
当研究所は、以下の場合を除き、相談内容および個人情報を第三者に提供しません。
- 相談者ご本人の明確な同意がある場合
- 法令に基づき、開示が必要と判断される場合（裁判所・行政機関からの正式な請求など）
上記の場合を除き、営利目的の第三者提供や、無断での外部共有は一切行いません。
7. 自動生成システムについて
現時点の相談プロセスは、以下のように人とAIが協働する「半手動」の運用です。
- STEP 1
相談者がGoogleフォームに入力します。
- STEP 2
回答はGoogleスプレッドシートに保存され、代表者のみが確認します。
- STEP 3
代表者が必要な部分のみを匿名化した上でAIに入力し、翻訳・整理を行います。
- STEP 4
AIと人の共同作業により返信文・レポートを作成し、相談者へお届けします。
今後、自動化されたレポート生成システム（子特許Bなど）を導入する際も、
個人情報の匿名化と安全な処理フローを前提として設計を進めます。
8. 利用者の権利
相談者は、ご自身に関するデータについて、以下の権利を有します。
- 自身の相談内容および保存状況に関する確認・開示の請求
- 事実と異なる情報があった場合の訂正の請求
- データの削除および利用停止の請求
削除や訂正のご希望がある場合は、お問い合わせフォームよりご連絡ください。
法令および運用上の制約の範囲内で、可能な限り速やかに対応いたします。
9. インシデント発生時の対応
万が一、以下のような事態が発生した場合：
- 相談データの漏洩
- 誤送信・誤配信
- 不正アクセスの疑い
当研究所は、次の手順で対応します。
- 直ちに事実関係と影響範囲を確認する
- 影響を受けた可能性のある相談者へ、速やかに状況をお知らせする
- 原因の調査と再発防止策を検討・実施する
- 必要に応じて、関係する機関への報告や相談を行う
10. お問い合わせ窓口
セキュリティや個人情報の取り扱いに関するご質問・ご要望・削除依頼などがございましたら、
下記の窓口よりご連絡ください。
Kotone共感翻訳研究所
代表者：堀越保和